Ogni documento è stato regestato mediante una scheda articolata in 17 campi, oltre a 4 campi funzionali alla creazione di indici. Si illustrano brevemente il contenuto e i criteri di compilazione dei campi-regesto:

• Fondo: indicazione del fondo di appartenenza del pezzo quale identificato nella scheda Descrizione Fondi.
  
  
• Segnatura attuale: è il dato necessario per la consultazione del pezzo: è una numerazione unica progressiva attribuita a partire dagli anni Cinquanta.
  Quando un singolo numero indicava più documenti, legati o non fra loro, questi sono stati distinti (generalmente all'atto della microfilmatura) con l'introduzione di lettere progressive, talvolta a partire solo dal secondo documento: es.: il n. 575 indica dieci pezzi, distinti in: perg 0575, perg 0575 0A, perg 0575 0B ecc.
  L'eventuale precedente cucitura di singoli pezzi, eliminata all'atto della rilegatura in faldoni, è indicata nel campo Particolarità.
  Nel caso di atti diversi riportati su uno stesso, supporto ma regestati separatamente, è stata introdotta una sottonumerazione in fase di redazione della Banca Dati: es.: il pezzo perg 0599 0H è schedato nelle due unità perg 0599 0H 01 e perg 0599 0H 02; questa distinzione è utile per la consultazione della Banca Dati ma non per la visione diretta del pezzo.
  
  
• Segnatura/e precedente/i: segnature apposte sui documenti prima dell'arrivo in Biblioteca, e dunque riflettenti ordinamenti diversi nei fondi di origine: si tratta di sistemi di numerazione, semplici o complessi, che indicavano la collocazione dei pezzi, o anche di annotazioni tergali fortemente caratterizzate per forma (es.: data dell'atto o luogo dei beni oggetto di negozio) e caratteri paleografici, elementi tali da poter guidare all'individuazione di corpi documentari omogenei assorbiti nei singoli fondi. In particolare, nel Fondo Ospedale si sono identificate varie mani cinquecentesche indicate nella descrizione come "mano 500-1", "mano 500-2" ecc., e le note su cui si basa l'identificazione del Fondo Astino (cfr. scheda Descrizione dei fondi della collezione di pergamene): le segnature seicentesche lettera+numero e le indicazioni dell'anno di mano settecentesca, segnalate con "Astino*".
  
  
• Particolarità: note sulla condizione materiale del documento, su precedente cucitura con altri pezzi, e la presenza di attergati particolarmente significativi, talvolta trascritti per esteso.
  
  
• Provenienza: Dono / Acquisto / Non identificata.
  
  
• Data di entrata: data di acquisizione del fondo ricavata dai Registri di Entrata della Biblioteca.
  
  
• Documentazione: segnalazione di eventuali edizioni a stampa o trascrizioni integrali del testo, e di bibliografia specificamente riguardante il pezzo.
  
  
• Materia scrittoria: pergamena / Carta.
  
  
• Dimensioni: in millimetri, altezza x larghezza.
  
  
• Stato di conservazione: qui la segnalazione anche di particolari danni.
  
  
• Data: articolata in Giorno / mese / anno, e con indicazione del secolo; quest'ultimo dato c ompare da solo quando sia possibile unicamente una datazione approssimativa su base paleografica.
  La determinazione del secolo è scandita in 5 periodi: es.: XII(in) = 1101-1110, XII(1) = 1111-1140, XII(me) = 1141-1160, XII(2) = 1161-1190, XII(ex) = 1191-1200.
  
  
• Luogo: è il luogo di redazione dell'atto, inteso come comune o "locus" antico, seguito da eventuale riferimento topografico minore (es.: vicinia urbana) e dall'indicazione del luogo particolare, come la casa di una persona (dato questo riportato, in latino e tra virgolette, solo quando particolarmente significativo).
  
  
• Natura dell'Atto: tipo di negozio, espresso generalmente in italiano.
  
  
• Contenuto: in italiano; sono riportati in latino alcuni cognomi in formazione, i soprannomi, le espressioni particolarmente significative, i microtoponimi, e alcuni toponimi maggiori non identificati o che non hanno immediata corrispondenza con l'ordinamento amministrativo attuale. Nella redazione di questi testi sono usate alcune abbreviazioni ricorrenti.
  
  
• Sottoscrizione: nome del notaio rogante, italianizzato, con eventuali titoli particolari; in casi particolari è indicato in nota anche il notaio scrittore.
  
  
• Valore diplomatico: Originale / Copia autentica / Copia semplice, ecc. Presenza di eventuali sigilli conservati o perduti.
  
  
• Note: informazioni che non trovano spazio nei campi precedenti, dove sono richiamate con numeri progressivi; ad es.: l'indicazione di un notaio estensore di una copia autentica, o rimandi per l'ubicazione di località.